7 dicas valiosas para o MEI aprender a fazer fluxo de caixa

Qualquer empreendedor deve zelar por uma boa gestão empresarial para manter seu negócio ativo. Quando se fala no MEI, essa gestão é ainda mais importante. 

De acordo com o DataSebrae, em 2019,76% dos microempreendedores tinham na atividade a única fonte de renda e 28% deles eram responsáveis pela renda de toda a família. Ou seja, quem é MEI no Brasil não pode se dar ao luxo de perder dinheiro. 

Em contraponto, no mesmo levantamento, o Sebrae identificou que a principal lacuna nesse público é justamente o controle financeiro de seus negócios. 

É aí que entra o fluxo de caixa, uma ferramenta básica e viável para controlar as entradas e saídas de uma maneira que não haja surpresas em seus negócios.

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma ferramenta para planejamento e controle financeiro de empresas de todos os portes e segmentos. Nele se registram todas as movimentações do negócio, bem como a razão pela qual elas ocorreram. 

Com informações sobre recebimento de clientes, juros de investimentos e outras entradas, além de saídas, como pagamentos, compras e despesas, é possível fazer uma correta avaliação da saúde financeira da empresa. 

Essa avaliação é muito importante para que o microempreendedor possa prever o que esperar para os próximos dias, meses ou anos e tomar decisões estratégicas conforme a situação.

Também é um dado precioso para quem está buscando um sócio ou um investidor, que olhará o fluxo de caixa para entender como anda o negócio em questão.

Fluxo de caixa para MEI

Todas as empresas deveriam implementar o fluxo de caixa, independente de seu tamanho. 

O microempresário, principalmente aqueles que têm no MEI sua única fonte de renda, não pode cometer deslizes financeiros. Portanto, saber se está obtendo lucro ou prejuízo é ainda mais importante. 

Caso você ainda não adote em seu microempreendimento o fluxo de caixa, aqui vão algumas dicas para iniciar este controle financeiro:

Registre todas as movimentações

Este é o bê-á-bá do fluxo de caixa: registrar todas as entradas e saídas de capital que o seu negócio tem. 

Neste controle, devem constar:

Os registros de entrada e saída devem ser adaptados para o seu negócio. Por exemplo, se o empreendedor está quitando um empréstimo, é importante que a despesa conste nas saídas. 

Categorize os registros  

Categorizar os registros é um ponto importante para facilitar a análise e interpretação dos relatórios de fluxo de caixa. 

A categorização também vai depender das atividades da empresa e das suas preferências pessoais na hora de se organizar, mas, de forma geral, algumas opções de categorização são:

• Despesas fixa

• Despesas operacionais

• Despesas com pessoal

• Vendas

• Comissões

• Aportes

Evite usar categorias genéricas, como “outras despesas”, para facilitar a prestação de contas e o planejamento orçamentário.

Quando você sabe em quais áreas os recursos estão sendo mais utilizados, dá para traçar estratégias para cortar despesas desnecessárias e maximizar as receitas.

Garanta a periodicidade

A rotina corrida acaba fazendo com que os empreendedores deixem para lá a atualização diária do fluxo de caixa. Este é um péssimo hábito, pois, na maioria das vezes as entradas e saídas acontecem todos os dias. 

Para que o fluxo de caixa seja preciso e servir como base para decisões mais confiáveis, ele deve ser atualizado diariamente.

Além disso, é importante que seja possível ter não só um panorama diário, mas também semanal, mensal, trimestral, semestral e anual das atividades. 

Automatizado ou não?

Há muitos anos atrás, usava-se o livro-caixa, em papel, para realizar o controle do fluxo de caixa. 

Graças a evolução tecnológica, hoje já contamos com elaborados softwares que ajudam a realizar uma análise aprofundada do caixa da empresa e gerenciar o capital movimentado em um determinado período.

Para microempreendedor que não quer gastar com um software no momento, a alternativa é usar uma planilha, que ele pode automatizar e ir preenchendo os dados. 

Não conte com dinheiro que ainda não entrou

Este é um dos erros mais comuns de ocorrer nas empresas na hora de preencher o fluxo de caixa. Por isso, lance as vendas de acordo com a forma de pagamento acordada com o cliente.

Se uma venda foi parcelada em 5 vezes, a primeira parcela só começará a ser paga pelo cliente após 30 dias. Ou seja, no presente, este dinheiro ainda não está disponível para o empreendedor.

Evite gastar o dinheiro antes que ele entre. Existem alguns riscos, como o cliente atrasar o pagamento, o banco entrar em greve ou algum outro imprevisto que, na pior das hipóteses, deixará o seu caixa negativo. 

Caso precise mesmo um empréstimo pode ser uma saída. Mas, sempre é preciso cuidado para não se perder nas contas do planejamento financeiro. 

Não confunda contas pessoais e contas da empresa

Outro erro muito frequente, principalmente entre os iniciantes, é misturar as contas.

Embora muitos MEIs atuem sozinhos, é preciso entender que o caixa da empresa é diferente da sua conta bancária. Ele não está ali para que você faça retiradas sempre que precisar de dinheiro para a sua vida pessoal, colocando em risco a saúde financeira do seu negócio.

A solução é estabelecer um valor fixo para o seu pró-labore e incluí-lo no fluxo de caixa. 

Faça projeções

Um dos mais relevantes usos do fluxo de caixa é para fazer projeções de resultados. 

Assim, você antecipa como estará a situação financeira da empresa em determinado período no futuro e pode avaliar se terá prejuízo, se precisará de um empréstimo, se precisará renegociar valores com os fornecedores ou, ainda, se terá que aumentar o preço para o consumidor. 

A projeção permite que você faça planos para o seu negócio, como, por exemplo, entender daqui a quanto tempo conseguirá comprar um equipamento. E ainda, ela auxilia na compreensão da sazonalidade, para que você possa fazer uma reserva para os períodos críticos.